Nasz zespół tracił mnóstwo czasu na ręczne spisywanie notatek po rozmowach i spotkaniach z klientami. Stworzyliśmy wewnętrzny system AI, który automatycznie transkrybuje rozmowy, tworzy podsumowania i zapisuje ustalenia bezpośrednio w CRM. Efekt? Mniej pracy ręcznej, szybsze przygotowanie ofert i lepsze zrozumienie potrzeb klientów.
Głównym wyzwaniem w naszej codziennej pracy była duża liczba rozmów telefonicznych i spotkań online. Kluczowe informacje, ustalenia, potrzeby i obawy klientów były rozproszone – częściowo w pamięci, częściowo w mailach, a częściowo na dysku. Ręczne spisywanie notatek lub ponowne odsłuchiwanie nagrań było niezwykle czasochłonne. Brakowało nam centralnego systemu, który automatycznie zbierałby te dane, porządkował je i udostępniał bezpośrednio w naszym systemie CRM (Clickup), tam, gdzie realnie toczy się praca nad ofertą i projektem.
Rozwiązanie wymagało integracji wielu narzędzi: systemu VoIP, Kalendarza Google (do identyfikacji klienta i kontekstu), Dysku Google (dla nagrań), modułów AI (Gladia do transkrypcji, ChatGPT do analizy treści), Convertio (do konwersji plików) oraz systemu CRM (ClickUp) jako docelowego miejsca pracy.
Największymi wyzwaniami wdrożeniowymi były:
Zbudowaliśmy wewnętrzny system oparty na AI, który obsługuje dwa równoległe procesy:
System potrafi również automatycznie tworzyć nowe zadania w CRM na podstawie kontekstu rozmowy (np. gdy padnie fraza o umówieniu pierwszej konsultacji). Co więcej, transkrypcje mogą być ponownie przetworzone przez AI w celu przygotowania szkicu oferty, bazując na przeanalizowanych potrzebach i ustalonym schemacie.
Automatyzacja procesu notowania i analizy rozmów znacząco skróciła czas potrzebny na przygotowanie ofert i podjęcie dalszych kroków.
