Firma zarządzająca tysiącami nieruchomości mierzyła się z chaosem w korespondencji i rosnącymi kosztami obsługi. Wdrożyliśmy rozwiązanie oparte na AI i RPA, które automatycznie klasyfikuje, etykietuje i przypisuje maile. Efekt? 80% automatyzacji i znaczące oszczędności w ciągu 2,5 miesiąca.
W lutym 2025 roku zgłosiła się do nas firma zarządzająca tysiącami mieszkań i lokali użytkowych, borykająca się z problemem ogromnej liczby maili trafiających do wielu różnych skrzynek mailowych. Przetwarzanie korespondencji, przypisywanie spraw właściwym osobom, identyfikowanie spamu oraz etykietowanie zajmowało pracownikom ogromną ilość czasu, generując wysokie koszty operacyjne.
Wdrożenie było wyjątkowo złożone ze względu na początkową niejednoznaczność w klasyfikacji części maili, które mogły pasować do wielu kategorii lub żadnej jasno określonej. Konieczne było ustanowienie jednoznacznych reguł klasyfikacyjnych oraz intensywna współpraca z klientem, aby usprawnić ten proces. Początkowa skuteczność modelu wynosiła jedynie 5%, ale po trzech iteracjach rozbudowy silnika wyszukiwania i modeli AI, osiągnięto zakładaną skuteczność na poziomie 80% automatycznej obsługi maili.
Przeprowadziliśmy proces doradczy wraz z prototypowaniem, w wyniku którego wdrożyliśmy zaawansowane rozwiązanie automatyzacji oparte na AI, API oraz robotach RPA. Realizacja projektu odbyła się w trzech etapach:
Po 2,5 miesiąca intensywnych prac wdrożeniowych udało się znacząco zredukować obciążenie operacyjne pracowników firmy. Aktualnie 80% maili jest automatycznie obsługiwanych, co pozwoliło przenieść trzy osoby zajmujące się wcześniej obsługą korespondencji do innych działów firmy, gdzie wykonują bardziej wartościowe zadania. Firma osiągnęła znaczące oszczędności kosztowe, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz szybszy czas obsługi zgłoszeń. Już wkrótce przystąpimy do wdrożenia trzeciego etapu automatyzacji.
