Kancelaria notarialna

1 Wyzwanie

Kancelaria nie szukała oszczędności czasu, tylko pewności, że dokumenty do czynności są kompletne i ze sobą zgodne.

‍

Dokumenty spływały różnymi drogami, w różnym czasie i w różnej formie: mailem, papierowo, jako skany. Ta sama dana, na przykład nazwisko strony albo powierzchnia działki, występowała w kilku dokumentach, a potem w kilku miejscach aktu. Każda zmiana projektu po uwagach stron oznaczała ponowne sprawdzenie zapisów powiązanych ze zmienionym fragmentem, a w dniu czynności trzeba było pilnować, czy dokumenty są nadal aktualne.

‍

Wszystko to sekretariat i notariusz kontrolowali ręcznie, zestawiając kilka dokumentów naraz.

2 Kontekst

To kancelaria z kilkuosobowym sekretariatem i wieloma czynnościami z obrotu nieruchomościami i obsługi spółek. Każda sprawa przechodziła tę samą drogę: rozmowa z klientem, zbieranie dokumentów od stron, projekt aktu, kolejne wersje po uwagach stron i banku, a na końcu odczytanie aktu.

‍

Wdrożenie musiało uwzględnić tajemnicę notarialną, dlatego dane są przetwarzane hybrydowo: dane wrażliwe zostają w infrastrukturze kancelarii, a pozostałe przetwarzają modele webowe. Całość działa zgodnie z RODO.

‍

Zaczęliśmy od analizy procesów kancelarii: jak sprawa przechodzi od pierwszego kontaktu do odczytania aktu, kto na którym etapie pracuje z dokumentami i gdzie dane muszą się ze sobą zgadzać. Moduły wdrażaliśmy kolejno, zgodnie z etapami sprawy. Kancelaria każdego dnia widziała raport czasu naszej pracy.

3 Rozwiązanie

Wdrożyliśmy cztery moduły, które odpowiadają kolejnym etapom sprawy.

‍

1. Zbieranie dokumentów. Po rozmowie sekretariatu z klientem system na podstawie transkrypcji rozmowy przygotowuje listę dokumentów potrzebnych do danej czynności. Dokumenty przesyłane do kancelarii pocztą elektroniczną trafiają ze skrzynki kancelarii do właściwej sprawy, a system pokazuje, czego jeszcze brakuje.

‍

2. Sprawdzanie zgodności dokumentów. System zestawia dokumenty stron między sobą: dane osobowe, numery ksiąg wieczystych, oznaczenie i powierzchnię działek, dane spółek. Dane spółek pobiera z KRS, a pozostałe zestawia na podstawie dokumentów kancelarii. Rozbieżności oznacza do oceny notariusza, zanim powstanie projekt aktu.

‍

3. Przygotowanie projektu aktu. Projekt powstaje na podstawie sprawdzonych dokumentów, szablonów kancelarii i bazy jej wcześniejszych aktów. Zawsze jest to projekt do weryfikacji i akceptacji notariusza.

‍

4. Weryfikacja aktu z dokumentami. Po każdej zmianie projektu i w dniu czynności system ponownie zestawia akt z dokumentami źródłowymi: dane stron, przedmiot czynności, spójność kwot oraz aktualność dokumentów. Wskazuje też potencjalne niezgodności z aktualnymi przepisami do oceny notariusza. Wynik weryfikacji zostaje w historii sprawy.

4 Efekty

Rozbieżności między dokumentami stron wychodzą na etapie przyjmowania dokumentów, a nie przy odczytaniu aktu. Sekretariat nie przepisuje danych z dokumentów do projektu, tylko sprawdza miejsca oznaczone przez system. Po zmianach w projekcie kancelaria wie, które zapisy aktu wymagają ponownego sprawdzenia.

‍

Notariusz ma zawsze aktualny raport weryfikacji: po każdej zmianie projektu i w dniu czynności widzi, co sprawdzono i co wymaga uwagi. Ocena prawna i decyzja pozostały tam, gdzie były: po stronie notariusza.

5 Ma to sens, jeśli…

1. w kancelarii pracuje kilku notariuszy albo kilkuosobowy sekretariat,

2. większość czynności dotyczy obrotu nieruchomościami albo obsługi spółek, z wieloma dokumentami od stron,

3. zależy Państwu na tym, żeby dane klientów zostały pod kontrolą kancelarii.

‍

Pierwszy krok to krótki telefon z Kacprem Stankiewiczem, a potem bezpłatna, około 30-minutowa rozmowa z analitykiem biznesowym. Kolejnym krokiem może być Faza Zerowa: płatna analiza rozliczana godzinowo, z raportem, który zostaje Państwa własnością niezależnie od dalszej decyzji. Umów bezpłatną rozmowę z analitykiem biznesowym: formularz jest poniżej.

Weryfikacja aktu z dokumentami: jak kancelaria notarialna uporządkowała drogę dokumentów od pierwszego telefonu do dnia czynności

Podoba Ci się ten artykuł?

Zostaw maila i otrzymuj więcej podobnych treści.

1

Wyzwanie

2

Kontekst

3

Rozwiązanie

4

Efekty

5

Ma to sens, jeśli…

Nie trać czasu - to może robić się samo!