Biuro legalizacji pobytu

1 Wyzwanie

Biuro rosło tylko wtedy, gdy zatrudniło kolejnego pracownika. Ogłoszenie o pracę dla osoby ze znajomością ukraińskiego długo zostawało bez odzewu. Do tego zespół rotował, a wiedza o procedurach odchodziła razem z ludźmi. Bez nowej osoby pan Tomasz nie mógł przyjąć kolejnej agencji, choć klienci czekali.

‍

Godziny zjadała praca, która nie wymaga wiedzy prawnej:

‍

1. Przepisywanie. Dane z paszportu i wizy trafiały ręcznie do pięciu miejsc: Excela, praca.gov.pl, wniosku w MOS, programu kadrowego i faktury.

‍

2. Dokumenty na raty. Zdjęcia przychodziły przez komunikatory, często nieczytelne. Pracownik sam pilnował braków.

‍

3. Pytania o status. Kilkadziesiąt dziennie, w czterech językach. Każde wymagało zajrzenia do arkusza.

‍

4. Terminy. Pilnował ich filtr w Excelu, uruchamiany raz w tygodniu. Kilka zgłoszeń miesięcznie wychodziło po terminie.

2 Kontekst

To biuro z kilkunastoosobowym zespołem, które obsługuje głównie firmy i agencje pracy tymczasowej. W stałej obsłudze ma ponad tysiąc cudzoziemców i setki nowych spraw miesięcznie, w czterech językach: polskim, ukraińskim, rosyjskim i angielskim. Wdrożenie trwało ok. 4 miesiące, a pierwszy moduł działał 4 tygodnie od jego startu.

‍

Przed wdrożeniem przeprowadziliśmy Fazę Zerową, która trwała 3 tygodnie:

‍

1. Przez 2 tygodnie biuro mierzyło czas pracy nad sprawami. Wiedzieliśmy, gdzie znikają godziny, i mieliśmy z czym porównać efekty.

2. Opisaliśmy 11 procesów i spisaliśmy reguły doboru ścieżki prawnej, które dotąd były w głowach pracowników.

3. Sprawdziliśmy odczyt AI na prawdziwych zdjęciach paszportów z komunikatorów.

4. Ułożyliśmy kolejność modułów według tego, co zwróci się najszybciej.

‍

Kolejne moduły ruszały co 2–3 tygodnie. Biuro codziennie dostawało raport czasu naszej pracy.

3 Rozwiązanie

Jeden system, pięć modułów i wspólna karta cudzoziemca. Dane wpisuje się raz.

‍

1. Przyjęcie sprawy. Agencja dodaje cudzoziemca w portalu. Cudzoziemiec wgrywa zdjęcia dokumentów z telefonu, w formularzu w swoim języku. AI odczytuje paszport i wizę, a nieczytelne zdjęcie od razu odsyła do poprawy.

‍

2. Dokumenty i podpisy. Umowy, pełnomocnictwa i pisma powstają z karty w kilka minut. Wracają podpisane elektronicznie prosto do archiwum sprawy.

‍

3. Terminy. System pilnuje zgłoszeń do urzędów, ważności wiz i stawiennictw. Przypomina SMS-em lub na WhatsAppie. Pismo z urzędu AI odczytuje i sama ustawia termin odpowiedzi.

‍

4. Status. Agencje i cudzoziemcy widzą etap sprawy w portalu. Asystent AI odpowiada na typowe pytania w czterech językach, a trudne przekazuje pracownikowi razem z kontekstem.

‍

5. Kadry i faktury. Dane trafiają do programu kadrowego bez przepisywania. Faktura powstaje przy zmianie etapu sprawy.

‍

Decyzje zostały u ludzi. Pracownicy sprawdzają i zatwierdzają to, co przygotował system. Pole odczytane przez AI z niską pewnością zawsze trafia do sprawdzenia. Reguły, listy dokumentów i szablony pism kierownik zmienia sam, bez programisty.

‍

Dane są przetwarzane zgodnie z RODO. Do odczytu dokumentów i asystenta używamy webowych modeli językowych z zabezpieczeniami klasy korporacyjnej. Biuro ma licencję wieczystą i kod źródłowy systemu.

4 Efekty

Biuro wykonuje ok. 460 godzin ręcznej pracy mniej co miesiąc, czyli ok. 27% pracy zespołu. To równowartość ok. 3,6 etatu. Pan Tomasz przeznaczył ten czas na wzrost i przyjął kolejną agencję bez rekrutacji.

‍

1. Więcej spraw. Ten sam zespół obsługuje ok. 37% więcej spraw.

‍

2. Zwrot w 8. miesiącu od startu wdrożenia.

‍

Widać to na jednej sprawie: karcie pobytu dla magazyniera z Uzbekistanu. Pracownicy poświęcają na nią ok. 6,3 h zamiast 8 h, a wniosek trafia do urzędu ok. 8 dni szybciej. Dokumenty nie przychodzą już w czterech ratach na komunikatorze, bo AI od razu prosi o lepsze zdjęcie.

‍

Odejście ani urlop pracownika nie wstrzymują już spraw, bo reguły i terminy są w systemie, a klienci nie dzwonią o status. Decyzja urzędu trwa tyle samo, ale to, co zależy od biura, idzie szybciej.

5 Ma to sens, jeśli…

1. firma zatrudnia od 10 osób,

2. te same dane klienta trafiają ręcznie do kilku systemów albo formularzy urzędowych,

3. zespół codziennie odpowiada na pytania klientów o status spraw,

4. wzrost blokuje rekrutacja, a nie brak klientów.

‍

Pierwszy krok to bezpłatna rozmowa. Sprawdzimy, czy automatyzacja ma sens w Twojej firmie. Jeśli tak, przygotujemy koncepcję rozwiązania z szacunkiem kosztu i czasu. Formularz jest poniżej.

460 godzin pracy mniej co miesiąc i nowy klient bez nowego etatu

Podoba Ci się ten artykuł?

Zostaw maila i otrzymuj więcej podobnych treści.

1

Wyzwanie

2

Kontekst

3

Rozwiązanie

4

Efekty

5

Ma to sens, jeśli…

Nie trać czasu - to może robić się samo!