M-Styl tracił mnóstwo czasu na ręczne przygotowywanie wycen i liczenie materiałów do projektów mebli na wymiar. Stworzyliśmy dedykowany system CRM z automatycznym modułem kosztorysowania, który sam oblicza zużycie materiałów, generuje zestawienia i tworzy oferty. Efekt? Wyceny powstają szybciej, są spójne, dokładne i w pełni gotowe do wysłania klientowi.
Właściciel firmy M-Styl, produkującej meble premium na wymiar, zmagał się z rosnącym problemem czasochłonnego przygotowywania wycen. Każdy kosztorys wymagał ręcznego liczenia materiałów, analizowania konstrukcji mebli i przygotowywania spójnej oferty dla klienta. Proces ten był powolny, podatny na błędy i ograniczał możliwości skalowania firmy. Przy rosnącej liczbie zapytań stał się wąskim gardłem całej organizacji, wymagając dużego nakładu pracy zarówno właściciela, jak i zespołu.
Wdrożenie było szczególnie ważne ze względu na dynamiczny rozwój firmy M-Styl. Realizowała ona coraz większe projekty, a manualne tworzenie wycen stawało się nie do utrzymania. Klient obawiał się wysokich kosztów dedykowanego systemu, jednak dzięki doświadczeniu naszego zespołu udało się stworzyć kompletne, dopasowane rozwiązanie w krótkim czasie i rozsądnej cenie.
Projekt realizowany był w ścisłej współpracy z właścicielem i całym zespołem M-Styl - testowaliśmy poszczególne moduły, dopracowując szczegóły podczas wdrożenia. Ostatnie modyfikacje powstawały już podczas użytkowania systemu w codziennej pracy.
Po dogłębnej analizie procesów stworzyliśmy dedykowany system CRM z modułem automatycznego kosztorysowania mebli na wymiar, wzbogacony o elementy sztucznej inteligencji. System został zbudowany w ciągu kilku miesięcy i obejmował funkcjonalności takie jak:
1. Moduł wycen – serce systemu
- Automatyczne obliczanie odległości od klienta na podstawie adresu
- Automatyczne przypisywanie właściwej stawki VAT na podstawie typu nieruchomości i metrażu
2. Automatyczne tworzenie mebli z szablonów
Po wybraniu szablonu np. szafy, system generuje wstępny model ze standardowymi elementami.
3. Obliczanie materiałów
System umożliwia:
- dodawanie korpusów z określeniem wymiarów, liczby półek, szuflad,
- automatyczne liczenie zużycia materiałów,
- wybór płyt z bazy materiałów i natychmiastowe przeliczenia,
- dodawanie frontów z automatycznym zapisem nowych materiałów do bazy.
4. Generowanie zbiorczych zestawień płyt
Na podstawie wszystkich mebli w projekcie system wylicza, ile sztuk konkretnej płyty należy zamówić (np. 4 sztuki białej płyty na cały projekt).
5. Automatyczne generowanie ofert
Gotowa wycena jednym kliknięciem zamienia się w graficzną ofertę, która może zostać wysłana do klienta.
6. Zaawansowane ustawienia i konfiguracja
Użytkownik może samodzielnie tworzyć i edytować szablony mebli, nazwy, kategorie czy parametry konstrukcyjne. Pozwoliło to na pełną elastyczność bez konieczności angażowania specjalisty IT do zmian.
Wdrożenie dedykowanego systemu znacząco przyspieszyło proces przygotowywania ofert. Przepisywanie danych z kosztorysu do oferty zajmowało nawet cały dzień, aktualnie skróciliśmy to do zaledwie kilku minut. Automatyczne obliczenia materiałów, stawek VAT oraz precyzyjne zestawienia płyt wyeliminowały ryzyko błędów, które wcześniej mogły pojawiać się przy ręcznym tworzeniu kosztorysów. Oferty stały się spójne, przejrzyste i jednolite, a firma odczuła realne oszczędności finansowe oraz czasowe. Usprawnienie pracy umożliwiło skalowanie działalności bez konieczności zwiększania zatrudnienia, a szybsze odpowiadanie na zapytania przełożyło się na wyższy poziom obsługi klienta i lepsze doświadczenie współpracy.
