1. Dlaczego w ogóle istnieje faza zerowa?
Wiele firm kupuje system po jednej rozmowie handlowej. Podpisują umowę, płacą zaliczkę i wdrażają rozwiązanie, a potem okazuje się, że:
- system nie pasuje do tego, jak firma faktycznie pracuje,
- wdrożenie kosztuje dwa razy więcej niż zakładano,
- pracownicy go nie używają, bo "łatwiej po staremu",
- część rzeczy trzeba przebudowywać od nowa,
- projekt ostatecznie utyka lub zostaje porzucony.
Co ważne: problem prawie nigdy nie leży w technologii. Leży w tym, że nikt wcześniej nie sprawdził, czy dany proces w ogóle nadaje się do automatyzacji, czy wybrane narzędzie udźwignie skalę firmy i czy nie automatyzuje się czegoś, co należało najpierw uprościć albo usunąć.
Dlatego w Zautomatyzujmy.to każde wdrożenie poprzedza obowiązkowa faza zerowa. Nie jest to dodatek do oferty ani sposób na zwiększenie wartości koszyka - to warunek, bez którego nie zaczynamy wdrożenia.
Nie obiecujemy, że faza zerowa daje 100% gwarancji sukcesu. Żaden proces tego nie zagwarantuje. Ale wykrywa zdecydowaną większość problemów i dzięki temu maksymalnie ogranicza koszt błędnych decyzji.
2. Czym właściwie jest faza zerowa?
To pierwszy etap każdego wdrożenia, w którym:
- analizujemy procesy i sposób, w jaki firma działa,
- projektujemy rozwiązanie odpowiadające potrzebom,
- dobieramy odpowiednie narzędzia,
- testujemy newralgiczne elementy automatyzacji (np. integracje z systemami klienta, API czy inne potencjalnie problematyczne obszary)
- przygotowujemy harmonogram wdrożenia, priorytetyzację etapów oraz kalibrację wyceny.
Co dostaje klient
Po zakończeniu fazy zerowej klient ma w ręku:
- specyfikację rozwiązania,
- plan wdrożenia podzielony na etapy,
- ocenę ryzyk,
- rekomendowane narzędzia,
- skalibrowaną wycenę, opartą na testach, a nie na szacunkach.
Ważne: raport jest własnością klienta. Może z nim zrobić, co chce - wdrożyć projekt z nami, oddać innej firmie albo spróbować samodzielnie. Nikt nie jest "uwięziony" w dalszej współpracy.
3. Jak wygląda nasza faza zerowa krok po kroku
Analiza procesów
Optymalizujemy procesy, systematyzujemy je i modelujemy pod kątem automatyzacji. To coś więcej niż narysowanie schematu blokowego.
Obserwujemy, jak faktycznie pracują ludzie w firmie, i szukamy:
- wąskich gardeł,
- czynności, które nikomu nie są już potrzebne,
- operacji powtarzalnych, zasobożernych oraz takich, które generują błędy, są oparte na schematach i które da się zdjąć z ludzi,
- miejsc, gdzie najlepszym ruchem jest po prostu coś wyeliminować lub zautomatyzować.
Trzymamy się tu kolejności Eliminate → Automate → Delegate. Najpierw eliminujemy zbędne czynności, potem upraszczamy to, co zostało, i dopiero na końcu automatyzujemy, a to, co zostaje i wymaga człowieka, przekazujemy do odpowiednich osób i tam, gdzie jest to najbardziej efektywne. Nie wszystko warto automatyzować - czasem lepiej coś usunąć z procesu, zmienić kolejność kroków albo skupić automatyzację na zupełnie innym fragmencie, niż klient pierwotnie zakładał.
Spotkania z klientem
Częste przekonanie: skoro proces zajmuje 40 godzin pracy tygodniowo, to klient spędzi 40 godzin na spotkaniach z nami. To nieprawda.
Spotkania to zwykle jedynie około 10-20% całego procesu. Reszta to praca po naszej stronie: analizy, testy, projektowanie rozwiązań, dokumentacja. Klient jest nam potrzebny do zrozumienia procesu i podjęcia kluczowych decyzji - nie do wykonywania naszej pracy.
Zanim projekt trafi do zespołu wdrożeniowego, robimy wewnętrzne przekazanie projektu z działu sprzedaży (tzw. kick-off). Dzięki temu klient nie tłumaczy wszystkiego drugi raz - wdrożeniowcy znają już projekt i przychodzą na pierwsze spotkanie z gotowymi pomysłami, a nie z pustą kartką.
Analiza stacku technologicznego klienta
Sprawdzamy narzędzia, które już funkcjonują w firmie klienta, ich dokumentację, możliwości API oraz opcje integracji z innymi systemami. Analizujemy, jak obecne rozwiązania mogą zostać wykorzystane w ramach planowanej automatyzacji i czy istnieją ograniczenia techniczne, które należy uwzględnić.
Nie zastępujemy działających narzędzi tylko dlatego, że wolimy inne. Jeżeli system wykorzystywany przez klienta dobrze spełnia swoją funkcję, staramy się go zintegrować i stworzyć spójny ekosystem, wykorzystując rozwiązania, za które klient już zapłacił i z których jego zespół już korzysta.
Dobór rozwiązania
Na podstawie analizy procesów oraz istniejącego stacku technologicznego dobieramy rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb firmy. Technologie dobieramy tak, aby odpowiadały wymaganiom projektu, możliwościom integracji, specyfikacji rozwiązania oraz budżetowi klienta.
Uwzględniamy również przyszły rozwój danego procesu lub działu, tak aby wdrażane rozwiązanie było możliwe do dalszego skalowania.
Testy
Testy wykonujemy zawsze wtedy, gdy w ramach rozwiązania planowana jest integracja z zewnętrznym systemem, narzędziem klienta lub elementem, który może potencjalnie powodować problemy podczas wdrożenia.
Dokumentacja API rzadko w pełni pokrywa się z tym, jak API działa w praktyce. Dopiero test na żywo pokazuje realne ograniczenia, błędy i brakujące funkcje, o których nie było mowy w dokumentacji.
Przy robotyzacji procesów (RPA) sytuacja wygląda podobnie – system lub strona, która według założeń miała zostać zautomatyzowana, może posiadać zabezpieczenia blokujące działanie robota. W takim przypadku konieczne może być przygotowanie dodatkowych obejść albo zastosowanie innej technologii niż pierwotnie planowana.
Testy weryfikują też koszty utrzymania. Przykład: Rozważamy wybór między dwoma popularnymi narzędziami do robotyzacji RPA. Testy potrafią pokazać, że to, co miało kosztować mniej niż 100 zł miesięcznie, w praktyce wymaga architektury za ponad 1000 zł. To ogromna różnica w budżecie utrzymania i zdecydowanie lepiej poznać ją przed wdrożeniem niż po.
Specyfikacja
Dzięki niej klient dokładnie wie, co powstanie, jak to będzie zrobione i jakie technologie zostaną użyte - bez niedomówień, które później zamieniają się w spory o zakres prac.
Raport końcowy
Zawiera specyfikację, rekomendowane technologie, plan etapów, kolejność wdrożenia, ocenę ryzyk i skalibrowaną wycenę.
Wdrożenie zawsze planujemy etapami: najpierw quick winy, czyli usprawnienia dające szybki i widoczny efekt, dopiero potem mniejsze, długofalowe optymalizacje. Dzięki temu firma widzi realne rezultaty szybko, a nie po wielu miesiącach projektu bez widocznych efektów.
4. Jakim problemom zapobiega faza zerowa
Niepotrzebne koszty utrzymania. Bez wcześniejszej analizy łatwo skończyć z dwoma narzędziami które robią praktycznie to samo np. osobno platforma integracyjna typu Make i osobna platforma do hostowania aplikacji typu Railway, każda z własnym abonamentem. Po analizie zwykle da się to zamknąć w jednym rozwiązaniu, co obniża miesięczny koszt utrzymania.
Zły dobór technologii. Bez testów łatwo wybrać narzędzie, które w teorii pasuje, a w praktyce nie udźwignie projektu, np. przez skalę, ograniczenia integracyjne albo wymogi integracyjne.
Źle wycenione wdrożenie. Testy często weryfikują pracochłonność, konieczność zmiany technologii albo dodatkowe zabezpieczenia, o których nie było mowy na starcie. Lepiej wiedzieć to przed podjęciem współpracy niż w trakcie wdrożenia.
Automatyzowanie niewłaściwego procesu. Czasem klient chce zautomatyzować proces A, a analiza pokazuje, że największy efekt i największą oszczędność da automatyzacja procesu B. Bez fazy zerowej łatwo zainwestować energię tam, gdzie zwrot jest najmniejszy.
5. Dlaczego nie robimy wyjątków
Fazę zerową stosujemy zawsze, bez wyjątków. Nie dlatego, że to dodatkowa usługa do sprzedania - to fundament, na którym stoi każde dobre wdrożenie.
Nie eliminujemy w ten sposób stu procent ryzyka, ale znacząco je ograniczamy i dajemy klientowi możliwość podjęcia świadomej decyzji, zanim zapadnie ta najważniejsza o rozpoczęciu wdrożenia.
6. FAQ: Najczęstsze pytania
• Ile czasu będę musiał poświęcić? Zwykle około 10% całego procesu. Resztę pracy wykonuje nasz zespół - analizy, testy, projektowanie i dokumentacja.
• Potrzebuję wdrożenia "na już". Czy można pominąć ten etap? Nie. Pominięcie fazy zerowej nie skraca, lecz wydłuża całe wdrożenie, bo problemy, które wykryłaby analiza, i tak się pojawiają, tylko że wychodzą później i drożej.
• Czy można zmniejszyć objętość fazy zerowej? Czasami jest to możliwe, ograniczając jej zakres, np. analizując jeden proces zamiast całego działu.
• Czy moje dane są bezpieczne? Tak, współpraca obejmuje zapisy o poufności zawarte w OWU, możemy podpisać też osobną umowę NDA.
• Co dzieje się po zakończeniu fazy zerowej? Po akceptacji planu, rozpoczyna się etapowe wdrożenie zgodnie z przygotowaną specyfikacją.
