Sześć procesów w kancelarii notarialnej, które można bezpiecznie odciążyć, ograniczając ryzyko zawodowe
Wydanie 2026
Droga sprawy od pierwszego telefonu do zawiadomień po czynności. Zaznaczyliśmy, na którym etapie każda z automatyzacji wspiera pracę kancelarii. Cel jest jeden, minimalizacja ryzyka.
Na kolejnych stronach opisujemy działanie każdego modułu w praktyce. Krótkie listy kontrolne pozwolą szybko ocenić, które z tych procesów generują w kancelarii najwięcej niepotrzebnego napięcia. Zaznaczamy też, że nie trzeba usprawniać wszystkiego naraz. Najlepiej najpierw zobaczyć, jak działają poszczególne moduły i wybrać jeden proces, który najszybciej odciąży zespół.
Po umówieniu czynności klienci regularnie dzwonią z powtarzalnymi pytaniami, co dokładnie przygotować, jak przesłać dokumenty itd. Pomimo tych rozmów, braki w załącznikach nierzadko wychodzą na jaw dopiero przed samym spotkaniem, a pracownicy sekretariatu muszą pamiętać o brakach lub zapisywać je ręcznie. Każde przełożenie terminu oznacza stratę czasu stron i zablokowany gabinet notariusza.
Po rozmowie z pracownikiem sekretariatu system przesyła klientowi listę dokumentów dobraną do danej czynności, potwierdza odebranie plików i przypomina o brakach.
Załączniki do spraw spływają różnymi drogami, pocztą elektroniczną, od pośredników lub w formie papierowej dostarczonej do sekretariatu. Każdy plik wymaga ręcznego pobrania, poprawnego nazwania i przypisania do właściwego folderu. Gdy po czasie trzeba sprawdzić historię konkretnej nieruchomości, odnaleźć numer działki lub zestawić wcześniejsze czynności danej osoby, zespół traci czas na przeszukiwanie segregatorów, skrzynek pocztowych i repertorium.
Moduł porządkuje dokumenty spływające do kancelarii, przypisuje je do odpowiedniej sprawy i indeksuje najważniejsze parametry. Zamiast przeszukiwać foldery na dyskach, pracownicy mogą odnaleźć potrzebny załącznik po osobie, nieruchomości, numerze księgi wieczystej lub rodzaju czynności.
Przygotowanie każdego projektu wymaga dokładnego przepisania danych z dokumentów dostarczonych przez strony. Przy nieczytelnych skanach, wielu aktach i presji czasu, ręczne wprowadzanie imion rodziców, numerów PESEL, serii dowodów tożsamości czy oznaczeń nieruchomości tworzy duże ryzyko pomyłki. Im więcej miejsc w akcie powtarza tę samą daną, tym więcej ręcznej kontroli wymaga każdy projekt.
Moduł odczytuje dokumenty sprawy i wstawia rozpoznane wartości bezpośrednio do szablonu kancelarii. Przy każdym polu wskazuje dokument źródłowy, a miejsca o obniżonej czytelności oznacza do weryfikacji przez pracownika.
| Nabywca | Anna Kowalska | dowód |
| PESEL | 92071238541 | dowód |
| Nr dowodu | CFM 278441 | dowód |
| Księga | WA2M/00418375/3 | odpis KW |
| Działka | 112/4, 0,0812 ha | wypis |
Przy niektórych czynnościach projekt aktu przechodzi nawet kilka rund uzgodnień pomiędzy stronami, ich pełnomocnikami, doradcami czy instytucjami finansującymi. Uwagi nadsyłane są w odrębnych plikach, wiadomościach mailowych lub nanoszone bezpośrednio na wydrukach. Pojawia się wtedy konieczność weryfikacji, co dokładnie uległo zmianie od poprzedniej wersji. Ręczne porównywanie kolejnych wariantów dokumentu wzrokiem pochłania czas i stwarza ryzyko przeoczenia zmiany.
Moduł zestawia dwie wskazane wersje projektu i precyzyjnie wskazuje rozbieżności: zmodyfikowane kwoty, terminy, numery kont czy nowe brzmienie klauzul. Umożliwia także konfrontację treści aktu z pismami zewnętrznymi, pomagając sprawdzić, czy wszystkie formalne warunki stron zostały właściwie uwzględnione przed odczytaniem.
W każdym akcie występuje kilkadziesiąt newralgicznych parametrów. Dokumenty trafiają do kancelarii różnymi kanałami, w różnym czasie i w różnej czytelności. Co więcej, informacje deklarowane przez strony bywają rozbieżne z wpisami w rejestrach państwowych. Przy dużej liczbie spraw i pośpiechu przed czytaniem ręczne porównywanie każdego zapisu ze stosem dokumentów niesie stałe ryzyko przeoczenia niespójności.
Moduł zestawia treść projektu lub gotowego aktu ze zgromadzonymi załącznikami oraz danymi z rejestrów publicznych. Bada spójność danych osobowych, oznaczenia przedmiotu czynności oraz spójność kwot i podatków, za które notariusz odpowiada jako płatnik. Po analizie przygotowuje zwięzły raport techniczny: wskazuje potwierdzone zgodności oraz miejsca wymagające uwagi człowieka.
Podpisanie aktu notarialnego nie zamyka procedury. W zależności od rodzaju czynności, wypisy i zawiadomienia muszą trafić do właściwych sądów, urzędów, gmin czy organów państwowych, często w rygorystycznych terminach ustawowych. Bieżąca kontrola, czy komplet korespondencji został sporządzony i wysłany na czas, spoczywa zazwyczaj na pamięci i notatkach pracowników sekretariatu.
Kancelaria ustala katalog adresatów i terminy dla poszczególnych rodzajów czynności. Po sporządzeniu aktu system samoczynnie zakłada listę zadań powiązanych ze sprawą, odlicza czas do upływu terminów i wskazuje pozycje oczekujące na realizację.
Przykładowy wygląd modułu pilnowania terminów i tworzenia zadań.
Przy weryfikacji aktów system pracuje na pełnych danych stron. Dlatego zaczynamy od bezpieczeństwa i jasnych zasad, a dopiero później o wdrożeniu.
Automatyzacje i modele językowe działają na serwerze kancelarii. Dane w ogóle nie wychodzą poza jej infrastrukturę.
Hosting w EOG, zgodnie z RODO. Modele językowe u zewnętrznego dostawcy na podstawie umowy powierzenia danych.
Nie trzeba wdrażać wszystkiego naraz. Większość kancelarii zaczyna od jednego obszaru, tego, który dziś powoduje najwięcej problemów.
To punkt wyjścia, nie gotowy plan. Kolejność dla Państwa kancelarii ustalamy wspólnie w Fazie Zerowej.
A jeśli to nie jest dla Państwa, powiemy to wprost.
Umów bezpłatną rozmowę
Zautomatyzujmy.to sp. z o.o., ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa, NIP 7011129793, KRS 0001019951
