Ile kosztuje automatyzacja? Trzy nasze wdrożenia: od kilku do 50 tysięcy złotych

Prawie każda pierwsza rozmowa z nami zaczyna się od pytania o cenę. Odpowiedź z naszych wdrożeń: od kilku tysięcy złotych za automatyzację jednego procesu do około 50 tysięcy złotych za system, który obsługuje całą firmę. Poniżej pokazujemy trzy wdrożenia, co każde z nich zmieniło w codziennej pracy i kiedy automatyzacja się nie opłaca.

Dlaczego nie podajemy cennika

Nie mamy pakietów ani abonamentów, bo dwa procesy, które brzmią tak samo, potrafią różnić się kosztem kilkukrotnie. „Automatyczne oferty” w firmie z jednym cennikiem w Excelu to kilka dni pracy. W firmie z dwoma systemami magazynowymi i ręcznymi marżami handlowców to kilka tygodni.

Pracujemy w modelu Time & Material: 250 zł netto za godzinę. Zanim zaczniemy, szacujemy liczbę godzin dla każdego modułu. Codziennie raportujemy, nad czym pracowaliśmy i ile to trwało, więc na bieżąco widzisz, za co płacisz. Moduły oddajemy co 1–4 tygodnie, a po każdym możesz zdecydować, czy idziemy dalej.

Dlaczego nie fixed price? Bo stała cena zawsze zawiera zapas na ryzyko wykonawcy, a za ten zapas płaci klient, nawet jeśli ryzyko się nie zmaterializuje. Nie gwarantujemy, że zmieścimy się w widełkach co do godziny, ale do nich dążymy, a każde odchylenie widzisz następnego dnia w raporcie, a nie na końcowej fakturze.

Po wdrożeniu system jest Twój: dostajesz licencję bezterminową, bez abonamentu na naszą rzecz. Płacisz tylko za infrastrukturę, bezpośrednio jej dostawcom, i w naszych wdrożeniach są to kwoty od kilkudziesięciu do niecałych dwustu złotych miesięcznie.

Faza Zerowa: za co płacisz, zanim powstanie system

Pierwsza rozmowa, konsultacja i koncepcja rozwiązania są bezpłatne. Już na tym etapie sprawdzamy, czy Twoje systemy da się ze sobą połączyć. Płatna jest dopiero Faza Zerowa, w której:

• projektujemy przepływ krok po kroku, razem z wyjątkami,
• dobieramy narzędzia, na których powstanie system,
• testujemy newralgiczne elementy, czyli te, od których zależy, czy całość zadziała,
• piszemy specyfikację, która potem jest głównym dokumentem całego wdrożenia,
• kalibrujemy wycenę i dzielimy wdrożenie na etapy.

Faza Zerowa kosztuje zwykle kilka tysięcy złotych, a przy dużych systemach więcej. Specyfikacja i raport z tej fazy są Twoją własnością, nawet jeśli wdrożenie zrobisz z kimś innym.

To najlepiej wydane pieniądze w całym projekcie, bo tu wychodzi, czy to, co wydaje się proste, naprawdę takie jest. Albo odwrotnie: czy pierwszy pomysł nie jest za mały. Widać to w trzecim przykładzie.

Przykład 1: faktury kosztowe bez przepisywania, kilka tysięcy złotych

‍

Firma: kilkaset faktur kosztowych miesięcznie.

Problem: część faktur przychodzi dziś przez KSeF, ale PDF-y w mailu nie zniknęły. Wysyłają je zagraniczni dostawcy i część polskich. Ktoś musi je pobrać ze skrzynki, przepisać do programu księgowego i przypisać każdą pozycję do właściwego konta.

Rozwiązanie: system wyłapuje faktury z maila, odczytuje z nich dane, wprowadza je do programu księgowego i księguje na konta według ustalonych reguł. Faktury z KSeF trafiają do tego samego procesu przez zewnętrznego integratora, więc wszystkie dokumenty kosztowe przechodzą jedną drogą.

Koszt: kilka tysięcy złotych netto za wdrożenie, zależnie od zakresu. Utrzymanie: poniżej 100 zł miesięcznie za hosting systemu, silnik AI i bazę danych.

Efekt: nikt nie przepisuje faktur. Skuteczność odczytu w tej konfiguracji wynosi praktycznie 100%. Problemy sprawiają tylko faktury wypisane odręcznie, które system kieruje do sprawdzenia przez człowieka. Księgowa dostaje dokumenty już wprowadzone i przypisane do kont.

‍

Przykład 2: oferta z maila w kilka minut, około 13 tysięcy złotych

‍

Firma: dystrybutor z katalogiem produktów w sklepie internetowym.

Problem: klienci wysyłają zapytania mailem. Pracownik obsługi ręcznie składa koszyk, nalicza rabaty zależne od wartości zamówienia i przepisuje pozycje do maila albo PDF-a.

Rozwiązanie: system czyta przychodzące maile, rozpoznaje zapytanie ofertowe, wyciąga produkty i ilości, składa koszyk z cen sklepu i nalicza progi rabatowe, pomijając produkty w promocji. Pracownik dostaje gotowy szkic oferty, sprawdza go i klika „Wyślij”.

• Faza Zerowa: ok. 15–20 h, ok. 4 tys. zł netto
• Wdrożenie: ok. 35 h, ok. 9 tys. zł netto
• Razem: ok. 50 h, ok. 13 tys. zł netto

Czas: około 5 tygodni. Utrzymanie: około 25 zł miesięcznie.

Dlaczego Faza Zerowa to prawie połowa kosztu wdrożenia?

Bo najbardziej czasochłonne nie jest samo budowanie, tylko dobra specyfikacja i dobór narzędzi. W tym wdrożeniu przejrzeliśmy maile, które przychodzą do firmy, wyodrębniliśmy z nich typy zapytań i ustaliliśmy, które warto obsługiwać automatycznie, a które lepiej zostawić człowiekowi. Testujemy też wszystko, co może zawieść, i wybieramy narzędzia tak, żeby na tych samych fundamentach dało się później budować kolejne systemy i automatyzacje. Dzięki temu przy następnym wdrożeniu nie płacisz za kolejne narzędzia, które robią de facto to samo. Ta praca kosztuje podobnie niezależnie od wielkości pierwszego systemu, dlatego przy małych wdrożeniach jej udział jest wyższy.

Efekt: pracownik nie składa koszyka i nie liczy rabatów, tylko sprawdza gotowy szkic. Rabaty liczą się zawsze według tych samych zasad, więc nie ma pomyłek w progach i promocjach. U naszego klienta z branży meblarskiej podobny system połączył kosztorys, zestawienie materiałów i ofertę w jednym miejscu, więc nikt już nie przepisuje danych między dokumentami.

‍

Przykład 3: jeden system dla firmy eventowej, około 50 tysięcy złotych

‍

Firma: organizuje różnego rodzaju wydarzenia, takie jak wesela, komunie, stypy czy przyjęcia firmowe. Każde wydarzenie to umowa, kilka płatności ratalnych i masa ustaleń z klientem.

Pierwszy pomysł: arkusz z danymi klientów, automatyczne umowy, faktury i przypomnienia o płatnościach. Wycena: niecałe 10 tysięcy złotych.

Co pokazała Faza Zerowa: problemem nie były same umowy, tylko cała droga wydarzenia: od zapytania, przez kalkulację i rezerwację terminu, umowy i płatności, wybór menu i układ sali, po zestawienia dla kuchni i podwykonawców oraz kontakt z klientem po wydarzeniu. Każdy z tych kroków był osobną tabelką albo mailem.

• Faza Zerowa: ok. 20 h, ok. 5 tys. zł netto
• Wdrożenie całego systemu: ok. 180 h, ok. 45 tys. zł netto
• Razem: ok. 200 h, ok. 50 tys. zł netto

Utrzymanie: około 170 zł miesięcznie. Wdrożenie podzieliliśmy na etapy, żeby najważniejsze moduły działały przed sezonem.

Efekt: klient sam rezerwuje termin, wybiera menu i układa salę w swoim panelu. Umowy i faktury przygotowują się same, a system pilnuje rat i przypomina o płatnościach. Kuchnia i podwykonawcy dostają gotowe zestawienia, zamiast dopytywać biuro. Biuro przestaje być centralą przekazującą informacje i zajmuje się klientami.

To przykład, dlaczego Faza Zerowa się opłaca. Wdrożenie pierwotnego pomysłu rozwiązałoby jeden problem i zostawiło dziesięć innych. Zamiast tego firma dostała plan całego systemu i sama zdecydowała, w jakiej kolejności go budować.

Kiedy automatyzacja się opłaca, a kiedy nie

Wielkość firmy nie przesądza o niczym. Widzieliśmy kilkuosobowe firmy, w których jeden proces powtarzał się tyle razy dziennie, że automatyzacja zwracała się szybciej niż w dużych. Decyduje prosty rachunek:

liczba powtórzeń procesu × czas jednego powtórzenia × koszt godziny pracy

Przykład liczbowy (założenia, nie dane klienta): 10 zapytań ofertowych dziennie po 15 minut to około 52 godziny pracy miesięcznie. Przy koszcie godziny pracy 60 zł, liczonym razem z kosztami pracodawcy, daje to około 3 tysięcy złotych miesięcznie. Jeśli system za około 13 tysięcy złotych przejmie większość tej pracy, zwróci się w 4–5 miesięcy.

Automatyzacja się nie opłaca, gdy:

• proces powtarza się kilka razy w miesiącu i zajmuje kilka minut,
• proces nie jest jeszcze ułożony i co miesiąc wygląda inaczej. Sztywna automatyzacja utrwali bałagan zamiast go uporządkować. Wtedy lepiej sprawdzi się elastyczny agent AI: mniej zautomatyzowany, ale przejmie około 70% pracy nawet przy procesie, który ciągle się zmienia,
• wystarczy gotowe narzędzie za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Wtedy powiemy to wprost,
• nikt po Twojej stronie nie ma kilku godzin w tygodniu na testy i decyzje podczas wdrożenia.

Ma to sens, jeśli…

1. masz proces, który powtarza się co najmniej kilkadziesiąt razy w miesiącu albo zabiera komuś kilka godzin tygodniowo,
2. ten proces działa dziś według stałych zasad, nawet jeśli wykonywanych ręcznie,
3. jesteś gotów zainwestować od kilku tysięcy złotych w pierwszy etap i masz osobę, która będzie go testować.

Jeśli tak, opowiedz nam o swoim procesie. Pierwsza rozmowa i koncepcja rozwiązania są bezpłatne, formularz jest poniżej.