.png)
W odpisie z księgi wieczystej działka ma 0,0812 ha. W wypisie z rejestru gruntów ta sama działka ma 0,0821 ha. Oba dokumenty są prawdziwe, oba wydał właściwy organ, oba leżą w tej samej teczce. Różnica to jedna przestawiona cyfra, a decyzja, która powierzchnia trafi do aktu, musi zapaść przed czytaniem, nie w jego trakcie.
Takie sytuacje nie wynikają z niestaranności kancelarii. Wynikają z tego, ile dokumentów spotyka się w jednej sprawie. Przy sprzedaży domu od dewelopera, z udziałami w drogach wewnętrznych i kredytem hipotecznym, do aktu trafia kilkanaście dokumentów źródłowych: wydruki kilku ksiąg wieczystych, wypisy i wyrysy dla każdej działki, zaświadczenia gminy i starosty, dokumenty spółki sprzedającej, zaświadczenie banku. Każdy z nich opisuje inną cechę tej samej nieruchomości i każdy powstał w innym miejscu i czasie. Kancelaria jest pierwszym miejscem, w którym leżą obok siebie.
Poniżej cztery najczęstsze źródła niezgodności i praktyki, którymi kancelarie radzą sobie z nimi na co dzień.
1. Ta sama działka opisana inaczej w różnych dokumentach
Rozbieżność powierzchni między księgą a ewidencją to przykład najprostszy. Częściej różnica nie dotyczy liczby, tylko opisu. Działka, która w planie miejscowym jest drogą wewnętrzną albo terenem zabudowy mieszkaniowej, w ewidencji gruntów może nadal figurować jako grunt orny albo łąka. Żaden z tych dokumentów nie jest błędny. Rejestry prowadzą różne organy, według różnych zasad i w różnym tempie, a od tego, jak oba dokumenty zostaną odczytane razem, zależy treść oświadczeń w akcie.
Podobnie jest z dokumentami stron. Gdy sprzedającym jest spółka, zgoda wspólników na zbycie mogła zostać udzielona kilka lat przed czynnością. Wymienione w niej numery działek muszą odpowiadać numerom w akcie i w aktualnej ewidencji, także wtedy, gdy działki w międzyczasie dzielono albo łączono.
Jak kancelarie to wyłapują: porównanie dokumentów parami, zanim dane trafią do projektu. Księga z wypisem, wypis z planem miejscowym, uchwała wspólników z ewidencją. Pytanie nie brzmi „czy dane są poprawne”, tylko „czy dane są takie same, a jeśli nie, to dlaczego”. Przy trzech księgach i sześciu działkach w jednej sprawie liczba takich par rośnie szybko.
2. Dokumenty z różnych dat
Wypisy z rejestru gruntów zostały wydane trzy miesiące przed czynnością. Zaświadczenia gminy o przeznaczeniu działek i o rewitalizacji mają datę sprzed dwóch miesięcy. Zaświadczenie nadzoru budowlanego pochodzi sprzed czterech. Wydruki ksiąg wieczystych i informację z KRS pobiera się w dniu czynności. W jednym akcie spotykają się więc dokumenty, które opisują stan nieruchomości w kilku różnych momentach.
Samo pobranie aktualnej księgi też nie kończy sprawy. W dziale I-O albo w dziale IV mogą pojawić się wzmianki o wnioskach dotyczących innych działek albo innych współwłaścicieli. Każdą z nich trzeba przeczytać i ocenić, czy dotyczy przedmiotu umowy. Dokument nie przestaje być prawdziwy z upływem czasu, ale do aktu potrzebny jest stan z dnia czynności.
Jak kancelarie to wyłapują: lista dokumentów sprawy z datą wydania przy każdej pozycji i ponowne pobranie ksiąg oraz rejestrów w dniu czynności. Przy kilkunastu czynnościach w tygodniu taka lista to osobny dokument do prowadzenia, a termin czynności przesuwa się częściej, niż ktokolwiek by chciał.
3. Ta sama dana zapisana w wielu miejscach aktu
Numer działki stanowiącej przedmiot sprzedaży pojawia się w akcie kilkanaście razy: w oświadczeniach o stanie prawnym, w opisie przedmiotu umowy, w cenie, w oświadczeniu o hipotece i we wniosku wieczystoksięgowym. Numer księgi wieczystej, pełna nazwa sprzedającej spółki, kwota hipoteki i numer umowy kredytowej również wracają po kilka razy.
Każda liczba jest przy tym zapisana dwukrotnie: cyframi i słownie. Powierzchnia podawana jest w hektarach, a słownie w metrach kwadratowych, więc przy każdym wystąpieniu trzeba ją przeliczyć. Udziały ułamkowe muszą zgadzać się w trzech miejscach: w oświadczeniu o własności, w sprzedaży i we wniosku do księgi. Cena rozbita na składniki, zapłacona część i pozostałe transze muszą sumować się do tej samej kwoty.
.png)
Jak kancelarie to wyłapują: czytanie projektu z listą kluczowych danych obok (numery działek i ksiąg, powierzchnie, udziały, kwoty) i odhaczanie każdego wystąpienia. Część kancelarii czyta projekt w dwie osoby: jedna czyta na głos, druga śledzi dokumenty źródłowe. To działa, ale zajmuje dwóm osobom czas, którego w dniu czynności zwykle nie ma.
4. Zmiany w projekcie przed czynnością
Projekt rzadko trafia do czytania w pierwszej wersji. Bank przysyła uwagi do treści hipoteki, strony doprecyzowują terminy płatności albo wydania nieruchomości. Każda uwaga dotyczy jednego zapisu, ale dane, których dotyczy, mogą występować w akcie w kilku miejscach.
Jak kancelarie to wyłapują: zasada, że po zmianie projekt czyta się w całości, a nie tylko w poprawionym fragmencie. W praktyce wersja po poprawkach jest czytana w całości wtedy, gdy zostaje na to czas.
Co łączy te cztery sytuacje
W żadnej z nich problem nie powstał w kancelarii. Powstał w rejestrach prowadzonych przez różne organy, w dokumentach wydanych w różnych datach, w liczbie miejsc, w których akt powtarza te same dane, i w zmianach, które przychodzą na końcu. Kancelaria jest jedynym miejscem, w którym wszystkie te dokumenty spotykają się przed czytaniem.
Praktyki opisane powyżej są znane i skuteczne. Ich wspólną słabością jest to, że każda wymaga czasu i uwagi dokładnie wtedy, gdy czasu jest najmniej. Dlatego część kancelarii uporządkowała ten etap pracy jako osobny, powtarzalny proces: od przyjęcia dokumentów, przez kontrolę ich dat, po zestawienie projektu z dokumentami źródłowymi przed czytaniem.
Jak taki proces może wyglądać w praktyce, opisaliśmy w materiale „Spójne dokumenty, spokojne czynności.”. To sześć procesów w kolejności etapów sprawy, z krótką listą pytań „Sprawdź u siebie” przy każdym z nich.
Pobierz materiał: [ADRES-EBOOK]
Tymoteusz Kowalczyk, Analityk Biznesowy
Dane w przykładach są fikcyjne.
